Inkoopoverlast met ZZP-ers

Zelfs de kleinste klant vraagt om stapels papierwerk voor je betaald krijgt. Kan dat niet slimmer?

Door Walther Ploos van Amstel | Delaatstemeter.nl

Er stonden eind 2010 weer vijf facturen langer dan 90 dagen open. Allemaal van grote ondernemingen en overheden.

Ze staan niet open omdat de opdrachtgevers niet willen betalen. Zij waren echt wel tevreden. Ze staan open vanwege een administratieve hik ergens diep in hun ERP-systemen en inkoopprocedures.

Zaken doen met ZZP-ers? Waarom zou je het simpel maken als het ook ingewikkeld kan?

Klusjes

Af en toe geef ik een inspirerende lezing of een ouderwetse les over logistiek, supply chain management of customer service. Een kleine klus met een kleine factuur, vanuit mijn eigen bedrijfje.

Ik regel alles gewoon in een mailtje. Maar, met de komst van de organisatieoverkoepelende ERP-systemen zijn steeds meer inkoopprocessen gecentraliseerd en gebureaucratiseerd en lukt dat niet meer met dat enkele mailtje.

ERP

Voor een middagje workshoppen bij een ICT-onderneming moest mijn eigen bedrijfje eerst als leverancier en debiteur worden aangemaakt in het ERP-systeem. Daarvoor moest ik vier A-4tjes invullen, met 120 velden, en een Kamer van Koophandel inschrijving, niet ouder dan 1 maand, en een actuele VAR-verklaring meesturen.

Ik maak me zorgen over de FTE'er die bij de klant daarmee aan de slag. Controleren, invoeren, opbergen en bewaren… en natuurlijk eerst nog over 6 aanvullende vragen heen-en-weer schrijven. Hoezo moet ik mijn intellectueel eigendom overdragen?

Na 3 maanden heen-en-weer schrijven konden ze een inkooporder, met de nodige referentienummers en factuurinstructies, sturen met 5 bijlagen die ik in 3-voud moest tekenen.

En, natuurlijk kwam pas na 7 maanden het met bloed en zweet verdiende geld op de bankrekening. Overigens kreeg ik ook daarvan een keurige bevestiging in de postbus. Zouden ze het erom doen? Moeilijker kunnen we het u niet maken.

BTW-vrij of toch niet

Omdat ik graag kennis deel, geef ik regelmatig les. Die is ineens alleen nog maar BTW-vrijgesteld als je als docent ingeschreven bent bij het Centraal Register kort Beroepsonderwijs, kort CRKBO.

Die nieuwe regel zou 1 januari ingaan, maar is uitgesteld. Weer meer documenten die we moeten gaan meesturen met die factuur. Weer meer controleren, meer invoeren, meer opbergen en meer bewaren.

Het shared-service-gat

Als het geld dan toch niet komt is aanmanen zinloos. Het shared service centrum in Dublin heeft geen emailadres of telefoonnummer.

In december betaalde een andere opdrachtgever daarom zelf maar uit eigen zak. Hij rekent gewoon wat extra zakelijke kilometers. Wij gaan samen lekker, en ongetwijfeld duur, uit eten van het geld van zijn werkgever, als het geld er ooit nog komt. Hoezo ‘compliance’?

ZZP-id

Dat moet handiger. Het aantal ZZP-er waarmee je zaken doet groeit nog steeds. Waarom zijn al die inkoopprocessen ‘one size fits all’, waarbij de meeste complexe leverancier het uitgangspunt was bij het bedenken van de inkoopprocedures? Mijn opa zaliger had gewoon een ‘kleine kas’ voor al het geneuzel. Makkelijker kunnen we het niet maken.

Waarom is er eigenlijk nog geen ZZP-id waarmee je makkelijk al die informatie met al jouw opdrachtgevers kan delen? Een eenvoudige open-id oplossing voor de inmiddels 1 miljoen Nederlandse ZPP-ers. Met een digitale link naar de VAR van de Belastingdienst, de gegevens in het handelsregister, de bankgegevens en al die triviale zaken als naam, adres en woonplaats.

Een keer vastleggen, een keer delen, en dan alleen nog even mijn factuur op tijd betalen. Daar winnen we allemaal bij. Hier ligt een schone taak voor de Kamers van Koophandel.

Walther Ploos van Amstel is docent logistiek aan de Hogeschool van Amsterdam en supply chain expert bij TNO Mobiliteit en Logistiek. Volg Walther ook op Twitter.com/Delaatstemeter