Weg met die vergadercultuur!

''Nee, meneer Desmet is in vergadering. U kunt het om drie uur even proberen, maar dan moet hij meteen naar de volgende vergadering.’’ Komt bekend voor, niet?

De gemiddelde Nederlandse werknemer is een kwart van zijn werktijd kwijt aan vergaderen. De kosten van al die vergaderingen worden geschat op zo'n 20 miljard euro per jaar. Zowel de tijd als de kosten kunnen zonder al te veel moeite met tenminste 35 procent worden teruggebracht.

We vergaderen wat af in Nederland. En dat terwijl de meeste vergadertijgers zelf het gevoel hebben dat het allemaal best wat minder vaak en vooral korter mag. Maar waarom gebeurt dat niet? Omdat we in Nederland-polderland nu eenmaal graag consensus willen bereiken.

We willen dat iedereen er zijn zegje over heeft kunnen doen, zodat we later niet te horen krijgen dat we de ander voor voldongen feiten hebben geplaatst. Er speelt ook een zekere gewichtigheid mee: je bent kennelijk belangrijk in het bedrijf als je van de ene in de andere vergadering rolt. En bovendien: er zijn nogal wat mensen die in vergaderingen graag én uitgebreid aan het woord zijn.

Hiërarchie

Dat kan zoveel beter, korter en efficiënter. Vooral in het bedrijfsleven, waar vanwege de hiërarchische opbouw niet alle disciplines gelijkwaardig inspraak hoeven te krijgen. Weg met die vergadercultuur!

Vraag je eens wat vaker af of die vergadering eigenlijk wel nodig is. Kunnen we het deze keer misschien per e-mail af? En als we vergaderen, laten we dan het aantal deelnemers beperken tot degenen die er echt toe doen.

Agenda

De voorzitter (directeur, manager) stelt vervolgens een strakke, zakelijke agenda samen. De agendapunten moeten helder geformuleerd zijn en het doel van zowel de vergadering als elk agendapunt moet voor alle deelnemers vaststaan.

Trek hooguit anderhalf uur uit voor een vergadering; veel langer kun je de aandacht toch niet vasthouden. Een goed tijdstip is vanaf een uur of elf ‘s morgens. Dan zijn de meeste deelnemers fit en vormt de lunch een natuurlijk eindsignaal.

Plan halverwege een korte pauze; niet alleen goed om even op adem te komen, maar ook om hier en daar wat plooien glad te strijken. Elke vergadering eindigt met een actielijstje, zodat van geen enkel agendapunt onduidelijk is wat er uiteindelijk is afgesproken.

Politiek

In een politieke vergadering kennen de deelnemers geen onderlinge hiërarchie zoals die bij een bedrijf (directie, leidinggevenden, ondergeschikten) wel aanwezig is. Waar in het bedrijfsleven de doelstellingen helder kunnen worden geformuleerd, speelt in de politiek het spel voor de bühne een rol en is men nóg sterker gericht op het bereiken van compromissen.

Omdat ook alle deelnemers graag uitgebreid hun standpunten willen toelichten, kunnen vergaderingen onnodig veel tijd kosten, kan de bespreking aan kwaliteit inboeten en kunnen de vergaderresultaten tegenvallen.

Doel

Ook bij commissievergaderingen van gemeenteraden moet het doel duidelijk zijn: in deze vergaderingen worden geen beslissingen genomen, maar wordt doorgaans alleen bepaald of een onderwerp toe is aan behandeling door de raad.

Als de deelnemers zich op die doelstelling focussen, zul je zien dat zij vanzelf allerlei zijpaden en uitweidingen zullen gaan mijden, al moet de voorzitter nog wel een oogje in het zeil houden.

Trouwens, ik kreeg gisteren opeens meneer Desmet aan de lijn. Hij had een vergadering geschrapt en kon me uitgebreid te woord staan.

Dick Bosscher is journalist en trainer/coach journalistiek en communicatie en eigenaar van Duidelijker bv. Hij traint journalisten en geeft communicatietrainingen aan bedrijfsleven en overheden. Je kunt hem volgen op Twitter (@dickbosscher)