'Wiki's en online netwerken helpen bedrijf'

AMSTERDAM - 'Enterprise 2.0' is een blijvertje, maar vooral wiki's en sociale netwerken zijn nuttig. De 2.0-tools sluiten de komende jaren aan op bestaande ECM-systemen. Dat zegt senior analist Tim Walters van Forrester Research vrijdag in een gesprek met Webwereld.

Volgens Walters moet 'Enterprise 2.0' uiteindelijk naadloos opgaan in onder meer systemen voor enterprise content management (ECM). Enterprise 2.0 is een verzamelterm voor intern gebruik van allerlei Web 2.0-tools zoals wiki's, blogs, mashups, widgets en sociale netwerken.

Evolutie
"Het duurt zeker acht tot tien jaar voordat Enterprise 2.0 helemaal is geïntegreerd in ECM", schat Walters. "Dat lijkt een lange tijd, maar dat komt doordat dit een evolutie is. Bedrijven zullen steeds meer Enterprise 2.0-elementen willen toevoegen."

"Telkens komt er iets nieuws bij. Dat is niet te voorzien, zoals een paar jaar geleden microbloggen à la Twitter niet was te voorspellen. Vijf jaar geleden was chatten op de werkplek nog nieuw en nu zie je dat langzaamaan inburgeren, maar lang niet bij alle organisaties."

Wiki's
Van alle Web 2.0-diensten hebben sociale netwerken en wiki's intern het meeste nut, meent Walters. "Wiki's zijn ideaal voor het samenwerken met collega's aan dezelfde teksten. Er zijn veel voorbeelden van bedrijven die baat hebben bij wiki's om de stroom intern gemailde documenten in te dammen. Wiki's zien wij als het laaghangende fruit van Enterprise 2.0. Je ziet snel resultaat."

Sociale netwerkfuncties verschijnen de komende jaren op veel intranetten. Ook Microsoft-software Sharepoint krijgt ze, verwacht Walters. "Er zijn al berichten dat Microsoft in het nieuwe Sharepoint 2010 vooral veel aandacht gaat besteden aan dit sociale gedeelte."

Struikelblok
Beveiligingskwesties zijn bij invoering van Enterprise 2.0 vaak een struikelblok voor ict-afdelingen. "Dat is begrijpelijk, maar een gevolg van 'niks doen' kan zijn dat medewerkers zelf openbare Web 2.0-diensten gaan gebruiken om te communiceren of samen te werken. Bij een farmaceutisch bedrijf bleken medewerkers daardoor maar via Wikipedia informatie uit te wisselen."

Veiligheid is een van de redenen waarom bedrijven volgens de Forrester-analist het liefst hun 2.0-diensten zouden aanschaffen via bestaande ict-partners voor bijvoorbeeld ECM. "Veel bedrijven zeggen ons dat ze het 2.0-deel het liefst in één pakket willen hebben. Anders moeten ze voor elk onderdeeltje verschillende systemen gebruiken en die later proberen aan elkaar te knopen. Voor medewerkers moet het ook overkomen als één geheel."

De grote softwarepartijen spelen daar dan ook op in. "Bij Oracle krijg je bijvoorbeeld naast bestaande producten sinds kort Beehive, een Enterprise 2.0-platform voor communicatie en samenwerken. Wij denken dat bedrijven uiteindelijk sneller kiezen voor een pakket van betrouwbare partijen."

De Forrester-analist is skeptisch over diensten als Twitter voor gebruik onder collega's. "Microbloggen binnen bedrijven staat nog in de kinderschoenen. Het is nog veel te vroeg om te kunnen beoordelen wat de waarde voor bedrijven kan zijn." Forrester blijkt intern wel de microblogdienst Yammer.com te gebruiken.

Schaars
"Het is zeker niet nutteloos. Maar de voorbeelden van bedrijven waar intern microbloggen veel impact heeft gehad, zijn nu nog schaars. Bovendien moet je je sterk afvragen of je hiervoor een apart product als Yammer moet aanschaffen. Het lijkt ons beter deze functie toe te voegen aan interne sociale netwerken. Anders ontstaat een wildgroei van tools op allerlei verschillende interne adressen."

Bij de invoering van 'Enterprise 2.0' moeten bedrijven rekening houden met drie voorwaarden, zegt Walters. "Allereerst moeten ze goed evalueren welke tools voor hun organisatie genoeg waarde vertegenwoordigen. Daarna moeten ze kijken of die tools passen binnen de bestaande bedrijfscultuur. En zelfs als dat het geval is, moeten ze de invoering goed blijven volgen. Het werkt niet zomaar als iets er technisch gezien eenmaal staat."

Cheerleaders
Belangrijk is dat leidinggevenden op meerdere plekken binnen het bedrijf zelf voorstanders zijn van het gebruik van de 2.0-diensten.. "Je hebt belangrijke cheerleaders nodig overal in je organisatie die het gebruik promoten. Zij moeten goed aan collega's duidelijk maken wat nu precies het nut is."

Daarbij moeten grenzen tussen afdelingen vervagen. "Enterprise 2.0 heeft gevolgen voor alle kenniswerkers in een organisatie. Maar daar is er niet één soort van, je hebt meerdere types. De verschillende rollen moeten duidelijk zijn. In compleet andere afdelingen heb je mensen die ongeveer dezelfde rollen vervullen. Die kan je zo met elkaar in een virtuele groep plaatsen."