Het ‘X weken plan’

Het ‘X weken plan’ is een methode om het werk in goede banen te leiden en te voorkomen dat projecten te lang lopen. Per week rondt u een onderdeel af. Het lijkt een simpele oplossing voor een gecompliceerd probleem. Maar hoe is de praktijk?

Door: Edwin Dijk

Bij iedere onderneming met personeel lopen weleens projecten, die constant over tijd en budget gaan. Het is niet duidelijk hoeveel geld een project kost en oplevert. Het ‘X weken plan’ lijkt dan vaak een oplossing. Het generaliseren van projecten, waardoor er een vaste planning ontstaat die bij iedere klant en bij ieder project hetzelfde is.

Generaliseren hoeft geen probleem te zijn. Veel projecten lijken op elkaar en bij de ontwikkeling van websites zou je zeggen dat telkens weer hetzelfde proces plaatsvindt. Het ‘probleem’ zit ook niet in het werk: dat laat zich prima plannen. Daarentegen: de klant laat zich niet plannen.

Doorlooptijd

Toen ik zelf nog bij een internet marketing bedrijf werkte, had ik snel door dat het aantal manuren op geen enkele manier gelijk stond aan de doorlooptijd. Dat was mijn kennismaking met projectmanagement.

Toch is het 'X weken plan' juist bij webdesign- of internet marketing bedrijven heel populair. Immers, in de eerste week wordt het ontwerp gemaakt. In de tweede week moet het ontwerp er definitief door zijn. De derde week is voor foto’s en teksten aanleveren… en zo gaat het nog een paar weken door. Strakke planning, strakke oplevertijden.

Waterdicht systeem, nietwaar? Op het eerste gezicht wel, maar door de grote afhankelijkheid van de klant worden de doelstellingen vaak op de korte termijn al niet gehaald. Laat staan op de lange termijn. Als je beloofd hebt binnen 6 weken de website af te hebben, krijg jij de schuld in je schoenen geschoven!

Uitgesmeerd

Het druist een klein beetje tegen het projectmanagement in, maar soms is het acceptabel dat de doorlooptijd van een project lang is. Zelfs als het project helemaal niet zo ingewikkeld is. Het gevaar is echter dat het gevoel van werk wordt uitgesmeerd over een langere periode.

Dat betekent voor het project dat er op de lange termijn teveel manuren aan besteed worden, waardoor je intern over budget gaat. En dat kun je bij veel van dit soort projecten niet doorberekenen aan de klant.

Voor de tevredenheid van de klant is het verstandig om op een vriendelijke, niet al te agressieve manier aan te dringen op het op tijd aanleveren van feedback en materiaal. Uiteindelijk is dat beter voor de klant, maar ook voor je eigen zaak.

Houd vooral niet vast aan een 'X weken plan'. Het is een garantie op het niet halen van je doelstellingen, en dat demotiveert. Focus liever op kwaliteit, je personeel en de ervaring van je klant. Dat project komt vast wel af!

Edwin Dijk is eigenaar van TimeTick Urenregistratie Software en Sitix IT Innovations. Volgen via Twitter? Dat kan via @SitixTweets