De kracht van het uitbesteden

“Laat je klant het maar niet horen!” Deze reactie krijg ik weleens als ik tegen een medeondernemer zeg dat ik een opdracht heb uitbesteed. Mijn reactie is dan: “Och.. hij weet het al”.

Hoewel veel ondernemers het overdragen van opdrachten als iets slechts zien, hoeft uitbesteden helemaal niet slecht te zijn. Het kan juist van pas komen, mits je de valkuilen door hebt!

Het schijnt van veel ondernemers niet te mogen. Uitbesteden zou slecht zijn voor je reputatie. Het is namelijk geld verdienen zonder zelf iets te doen. “Als je klant het goed zou vinden dat je die opdracht uitbesteed, dan zou hij zelf toch wel naar dat andere bedrijf gaan?”

Ook zou uitbesteden een teken zijn van zwakte; “Je kunt zelf die opdracht gewoon niet aan, daarom laat je het iemand anders maar doen.” Ik ben van mening dat uitbestedingen juist een teken zijn van professionaliteit. Waarom ik dat vind?

Negatieve uitbesteders

Het is een hele kunst om projecten goed uit te besteden. Je hebt zelf namelijk minder controle over het eindproduct. Dit vergt van een ondernemer goede projectmanagement capaciteiten. Jij bent met jouw bedrijf verantwoordelijk voor het project.

Jij maakt de keuze om een ander bedrijf in te huren, dus jij moet zorgen dat het project op tijd af is en dat het resultaat bevalt. Dit betekent dat je zelf de planning in de gaten moet houden, net als het budget én de wensen van de klant. Vervolgens moet je deze wensen ook weer perfect kunnen doorvertalen naar de externe partij.

Dit is waar het bij de “negatieve uitbesteders” mis gaat. Sommige ondernemers zijn gewoon geen projectmanagers. Op zich is dat niet erg, maar als je dan toch een opdracht uit handen geeft, gaat het fout en dan is het wel slecht voor je reputatie. Kun je een project wel begeleiden? Dan is uitbesteden soms een handige uitkomst.

Te weinig capaciteit

Een voorbeeld van wanneer uitbesteden handig kan zijn, is wanneer je tijdelijk te weinig capaciteit hebt. Dit kan gebeuren bij ziekte van personeel of wanneer je te veel hooi op je vork hebt genomen. Op dat moment heb je niet de uitvoerende krachten om een project af te ronden, maar je hebt nog wel je projectmanagement-skills.

Een derde partij voert dan het uitvoerende werk uit en jij begeleidt het proces gewoon. Op deze manier hoef je niet aan je klanten te vertellen dat je ze niet kan helpen en bovendien help je een medeondernemer aan een nieuwe opdracht.

Tips bij uitbesteden

Er zijn nog veel meer voorbeelden te bedenken wanneer uitbesteden een uitkomst kan bieden. Wij zijn als ondernemers creatief genoeg om talloze manieren te bedenken om dit in te zetten, maar het lijkt me handig om tot slot een aantal tips mee te geven:

1. Wees ten alle tijden transparant. Laat gewoon aan je klanten weten dat je de opdracht uitbesteed en waarom. Zolang je vermeldt dat jij zorgt dat alles op de baan blijft, begrijpt de klant jouw keuze heus wel.
2. Reken geen torenhoge marges. Reken gewoon voor de uren dat je aan begeleiding doet bovenop de kosten voor het uitbesteden. Zo voorkom je scheve gezichten.
3. Houd de derde partij kort. Zorg dat je boven het project blijft. Dit betekent een goede planning, een heldere opdracht en duidelijke afspraken. Zo voorkom je dat het project in de soep loopt.
Het overdragen van opdrachten hoeft dus niet slecht te zijn. Voor een goed projectmanager heeft uitbesteden veel te bieden, zolang je weet waar je aan begint en met wie je in zee gaat.

Frank de Hek is oprichter van FTF Media, een bedrijf dat zich richt op Internet Marketing en Webdesign. Volg Frank ook via Twitter.