Afspraak = Afspraak

Ik was niet van plan er enig moment over te gaan schrijven, maar het stoort me mateloos en ik kom het in steeds meer organisatie tegen. Het afspraak = afspraak principe.

Het klinkt zo gemakkelijk en dat zou het ook moeten zijn, maar de realiteit is anders. Mensen houden zich niet aan gemaakte afspraken.

Hoe moeilijk is het om je mond dicht te houden als je iets niet zeker weet of over genoeg zelfkennis beschikt. Of wees gewoon eerlijk en zeg welke afspraak je wel wil en kan maken.

Negeren

Wellicht generaliseer ik maar helaas ondervind ik met enige regelmaat dat mensen met het grootste gemak hun eerder gemaakte afspraken negeren.

Ze doen alsof ze het niet meer weten, doen alsof de afspraak niet gemaakt is, hadden even iets anders te doen etc. Maar als er een stok achter de deur is, wordt het anders. Een stok kan een geldboete zijn of een rotklus die iedereen het liefst aan zich voorbij laat gaan of een andere vorm van boete.

Als een boete wel helpt, dan heeft de gemaakte afspraak nauwelijks tot geen waarde en dat maakt weer dat je je gesprekspartner niet serieus neemt. Een kwalijke zaak moet ik zeggen, want de betrouwbaarheid als zakenpartner, maar ook in de privésfeer, gaat meteen het putje in.

Groeipotentieel

Zo was ik recentelijk bij een kleine mkb-onderneming met groeipotentieel. Kundig personeel, voldoende afzetmarkt en een prima locatie. Voldoende ingrediënten om aan succes te werken. De organisaties draaide wel maar het echte succes bleef uit en toen ik mijn rol oppakte viel me meteen een bepaalde spanning of vreemde sfeer tussen de mensen op, moeilijk te benoemen.

Iedereen deed zijn werk, weinig verzuim en ogenschijnlijk een redelijke sfeer. Welnu, die sfeer bleek een stukje “buitenkant” toen ik mee ging kijken met de werkzaamheden van de mensen.

Het ene controlesysteem na het andere zag ik aan mijn gezichtsveld voorbij trekken, met uiteraard bijbehorende extra werkzaamheden.

Controles

Het zal duidelijk zijn wat uit de interviews bleek, namelijk de afspraken die onderling gemaakt waren, werden met enige regelmaat niet nagekomen. Om de processen - zeker waar de klant direct de dupe van zou zijn - toch enigszins binnen de tijdlijnen te houden, zijn op alle punten controles ingebouwd.

“Ik heb dit ingebouwd, omdat ik enig moment door mijn smoezen richting de klant was. Verder vond ik niet dat ik het kon maken om klanten onnodig op hun spullen te laten wachten” zo gaf een medewerkster aan.

Een andere medewerker die projecten onder zijn leiding liet verlopen, had met een leverancier zoveel gedoe gehad, dat hij afspraken over materiaal en tijdlijnen pas durfde te communiceren als het zwart op wit stond. Dan nog belde hij enkele dagen voor levering of de materialen inderdaad onderweg waren.

Vrienden

Toen ik vervolgens met de mensen ging zitten, vonden ze het niet eens zo vreemd. Immers, zo gaf een medewerker aan “Ik maak ook afspraken met vrienden, maar als het me even niet uitkomt doe ik dat ook niet, moet kunnen!” en hij vond het vreemd dat ik mijn wenkbrauwen optrok bij deze uitspraak.

Nou ging het hier met name over jonge mensen en wellicht is de jongere generatie gemakkelijker. Maar ook bij andere generaties kom ik mensen tegen die afspraken maken en ze met het grootste gemak weer breken. Ik heb in deze onderneming het controlesysteem aangepakt en afspraken gemaakt over de toekomst.

Vooralsnog houdt men zich eraan. Maar ja, het zijn afspraken dus…
Je aan je afspraken houden is geen garantie voor succes, maar wel een basis in relaties, werk en privé, en een vorm van respect.

Helma van Wanrooij en Eelkje Oldenburger zijn eigenaar van Janus Kizuna. Zij herstructureren bedrijven en bieden persoonlijke begeleiding aan leiders. Capabiliteit en vertrouwen zijn de kernwoorden.