Werken met andermans geld

Ik heb nog wel eens discussies over hoe zakelijk om te gaan met geld van een ander. Als je het vertrouwen van de eigenaar hebt, moet je met het geld kunnen werken.

Natuurlijk ben ik het daarmee eens, maar dat neemt niet weg dat er te pas en te onpas met geld wordt omgesproken alsof het monopoly geld is. Budgethouder zijn is meer dan alleen wat cijfers op papier.

Hoe vaak heb ik niet gehoord: “Ik heb nog budget dus laten we het maar doen.” En dit kan over erg luxe wc papier gaan, maar ook over dure nog aan te schaffen apparatuur of een externe inhuren voor een vaag project.

Hoewel het ook om mijn boterham kan gaan, heb ik daar nooit aan meegewerkt. Ik heb in grote corporate organisaties gewerkt waar ik budgethouder was.

Budget

Bij menigeen was het tegen het eind van het jaar zo dat als er nog budget over was het opgemaakt werd, anders was je er het volgende jaar de dupe van. Je zou immers met een lager budget uit de voeten kunnen. Dus zorg je er wel voor dat het op is. Herkenbaar? Vast wel.

Maar ik heb me er tegen verzet en altijd geprobeerd de discussie aan te gaan of die aanschaf wel echt nodig was. De een kwam dan met een smoes waar je snel doorheen prikt en de ander was zo eerlijk om te zeggen dat hij het deed, om te voorkomen dat het budget volgend jaar omlaag gebracht zou worden en je het dan echt nodig had.

Denkfout

In dat laatste zit ook een grote denkfout vanuit een centrale organisatie (en dit hoeft niet alleen op corporate niveau te zijn, overheden en het MKB maken vaak dezelfde denkfout). Als je een aantal zaken goed kunt motiveren, is het wel zo correct om hier ook als organisatie serieus naar te kijken. Je gevraagde budget kan dus gemotiveerd het ene jaar groter zijn dan het andere jaar.

Als de budgethouder hier serieus naar kijkt, is de kans ook groter dat men eerlijk is bij het indienen van de concept deelbegrotingen. Vertrouwen dat men er ook serieus naar kijkt en de juiste afwegingen maakt, is ook hier een belangrijk aspect.

Daarnaast heb je nog het aspect van geld wat er niet is. Wat er niet is kan je ook niet gebruiken.
Transparantie over de financiën maakt een boel goed als je, weliswaar gemotiveerd, geld vraagt voor bijvoorbeeld een project en het is aantoonbaar dan het geld er simpelweg niet is.

Serieus naar alles kijken wil dan wellicht uitstel betekenen, maar uitstel moet dan geen afstel worden.

Fout begrip

Kostenreductie is dan ook een fout begrip in mijn ogen, maar kostenmanagement dekt de lading. Combineer dit met een stuk transparantie, motivatie en werken vanuit vertrouwen en je legt een basis voor een gezond financieel beleid.

Gelukkig zie ik wel steeds meer organisaties zo werken en dat staat los van een financiële crisis. Daarmee gezegd dat de positieve lijn is ingezet, maar we nog niet het ultieme financiële werkklimaat hebben gerealiseerd.

Helma van Wanrooij en Eelkje Oldenburger zijn eigenaar van Janus Kizuna. Zij herstructureren bedrijven (advies en interim) en bieden persoonlijke begeleiding aan leiders. Capabiliteit en vertrouwen zijn de kernwaarden. Gecertificeerd DNA Wealth Mentor.