Bent u altijd bereikbaar?

Bereikbaarheid. Het is één van de toverwoorden in het nieuwe ondernemen. Met alle communicatiemiddelen die beschikbaar zijn verwacht de klant altijd snel bij u terecht te kunnen. Bent u zo goed aangelijnd dat u altijd snel kunt schakelen? Of is er nog ruimte voor verbetering?

© Thinkstock

Loodgieters die klussen binnen krijgen via Werkspot.nl, restaurantkassa’s die rinkelen bij een nieuwe aanvraag via Thuisbezorgd.nl en een grafisch ontwerper die wordt opgesnord via Freelancematch.nl. Waar vroeger veel klantcontact nog per telefoon of face te face plaatsvond, loopt het onderhoud tegenwoordig steeds meer online. De eerste kennismaking, het aanvragen van de offerte, het toesturen van concepten, vrijwel alles gaat via de digitale snelweg. Het maakt het des te belangrijker dat u als ondernemer snel kunt reageren, of u nu thuis, op locatie of op kantoor bent.

Niet alleen het klantcontact, ook bedrijfsprocessen draaien steeds vaker online of ‘in de cloud’. Eerder waren applicaties als boekhoudprogramma’s, CRM systemen en analyseprogramma’s gelokaliseerd op vaste computers. Door deze programma’s in een cloudomgeving te zetten kan een manager nu vanuit een koffiehuis via zijn iPad een factuur versturen. En dat is erg prettig als er haast geboden is bij een voorstel.

Lees meer over cloud computing

Dubbel online

Om deze constante bereikbaarheid te bewerkstelligen kunnen ondernemers een aantal maatregelen nemen. Zo biedt een zakelijke verbinding een gegarandeerde uptime en snelle aanwezigheid van monteurs, waardoor u extra ingedekt bent tegen mogelijke storingen. Ook kan een extra backup verbinding worden afgenomen, door bijvoorbeeld een DSL aansluiting naast een kabelverbinding af te nemen. Door middel van een dual WAN router kunnen twee verbindingen via één modem lopen, waarbij automatisch wordt geschakeld naar de snelste verbinding. Mobiel internet als backup kan natuurlijk ook, maar dit werkt niet even snel als een vaste verbinding.

Door dit soort maatregelen te treffen hoeft een klein callcenter bij een storing niet lijdzaam toe te zien hoe twintig medewerkers niet aan de slag kunnen. Een prima oplossing voor de kleine ondernemer dus. Vooral omdat de gangbare oplossing in het grootbedrijf, de aanleg van een redundante verbinding, voor het SoHo segment vaak te duur is. Alleen de aansluitkosten hiervoor bedragen ongeveer 5000 euro. En dan komen de graafkosten daar nog bovenop.

Data, data, data

Een factuur accorderen via de tablet, een opdrachtbevestiging uitsturen via de smartphone of thuis achter de PC de werkmail doornemen. Eigenlijk zijn ondernemers vaker online dan ze denken. In de toekomst zal het belang van bereikbaarheid alleen maar verder toenemen. De verwachting is dat de mobiele internetnetwerken in de toekomst zo alomtegenwoordig zijn dat men altijd overal online kan zijn. Het is dus niet ondenkbaar dat over een aantal jaar het internet ook via een horloge of spiegel toegankelijk is.

De ontwikkeling die dit in de hand werkt is nu in zeker opzicht al gaande: communicatie - en dan met name bellen - zal steeds meer gaan over data en steeds minder over belminuten of sms. Kijk alleen al naar de groei van databased communicatie applicaties als Skype, Viber en Whatsapp. Het loont dus de moeite om over te schakelen naar het bellen over internet in plaats van een vaste lijn.

Doorschakelen

Voor wie deze stap nog niet gemaakt heeft zijn er ook in het heden goede oplossingen. Zo kunnen ondernemers er voor kiezen op één nummer zowel vast als mobiel bereikbaar te zijn. In dat geval kan de telefoon in kantoor registreren of de contactpersoon aanwezig is en indien nodig doorschakelen naar de mobiel. Zo hoeft men niet bang te zijn een belangrijk telefoontje te missen.

In een markt waar veel spelers zichzelf online kunnen profileren is reactiesnelheid vaak van doorslaggevend belang. Een goede bereikbaarheid is hierbij essentieel. Zorg dus dat u bent voorbereid en dat u altijd en overal kunt reageren als haast geboden is.