Sneller werken in de cloud

Online diensten zijn meer en meer aanwezig, zeker voor de zakelijke markt. Logisch, want cloud computing is goedkoper, veiliger en efficiënter. Welke online diensten zijn nuttig en hoe helpen ze u tijd te besparen?

© Thinkstock

Uit onderzoek van Edge Strategies, in opdracht van Microsoft, blijkt dat meer dan de helft van de MKB'ers wereldwijd binnen drie jaar verwacht te willen betalen voor online diensten, werken in de cloud dus. In Nederland werden 200 MKB'ers, van zzp'ers tot bedrijven met 250 medewerkers, ondervraagd.

Als belangrijkste voordeel zagen de ondervraagde ondernemers dat software automatisch up to date is, wat veel tijd bespaart. Daarnaast wordt er veel waarde gehecht aan het altijd en overal kunnen werken. En, last but not least, het besparen op de kosten van diensten zoals e-mail, documentenopslag, klantendossiers en chatten.

Totaalpakket

Een totaalpakket dat al deze diensten en meer aanbiedt, bespaart tijd en geld. Een goed voorbeeld hiervan is Office 365, de opvolger van het bekende Microsoft Office. Hierdoor wordt het mogelijk voor ondernemers en werknemers altijd mobiele toegang te hebben tot documenten via één geïntegreerd systeem. Een maandelijkse facturering met vaste kosten zorgt voor het nodige overzicht.

Maar de échte kostenbesparing zit in het niet hoeven hebben van eigen IT-infrastructuur. Hierdoor vallen hoge kosten voor onderhoud weg. Met een online dienstenpakket kan de ondernemer er tevens vanuit gaan dat alles altijd werkt.

Flexibel

Uit het onderzoek blijkt verder dat de rest van de wereld, ten opzichte van Nederland, het kostenvoordeel vaker aanhaalt. Dat komt volgens Microsoft doordat Nederlandse ondernemers wel op de hoogte zijn van de kostenbesparing, maar ook de dienstverlening en snelheid belangrijk vinden. Een uitgebreid pakket maakt werken in de cloud flexibeler, zo stellen zij.

Exchange, Sharepoint, Lync

Bij het werken in de cloud is veiligheid een pre. Office 365 biedt dit aan met het pakket Exchange Online, dat een gratis spamfilter en anti-virussoftware bevat. Ook blijft alle bedrijfscommunicatie op één plek, doordat de dienst te synchroniseren is met oudere systemen als Office en Outlook.

Voor flexibel werken is daarnaast een goed content- en contact management systeem van belang, zowel online als offline. Het nieuwe Sharepoint Online synchroniseert wederom met het oude Office, zodat documenten óók offline zijn op te roepen en aan te passen in Outlook. De implementatie en integratie kost dus weinig extra tijd.

Een ondernemer vaart natuurlijk altijd wel bij meer productiviteit. Hiervoor is Lync Online gemaakt, een hoeveelheid aan communicatiemiddelen waardoor werknemers altijd en overal met elkaar in contact staan. Denk aan instant messaging, audio- en videoconferencing en groepschats.

Office Web Apps

Het overschakelen van werken in de cloud kan misschien eng aanvoelen, maar dat hoeft niet met de Office Web Apps. De online varianten van bekende programma's als Word, Excel en PowerPoint lijken en voelen hetzelfde aan als de offline variant, waardoor bedrijven geen tijd hoeven te besteden om de functionaliteiten uit te vogelen. U kunt als ondernemer meteen aan de slag met de vertrouwde gang van zaken.

Werken in de cloud is veiliger, goedkoper en biedt de ondernemer meer productiviteit. Bestaande diensten als Office en Outlook worden tevens naadloos gesynchroniseerd, zonder dat de vertrouwde diensten aan functionaliteit in boeten. Het is dan ook niet zo vreemd dat meer dan de helft van de ondernemers wereldwijd uiteindelijk voor een cloud-dienst zal kiezen.