Hoe bescherm ik mijn klantgegevens?

EA, Playstation, IBM. Bij een paar van de grootste multinationals ter wereld vond al eens datadiefstal plaats. Hoewel een bedrijf hier vaak weinig aan kan doen betekent het flinke reputatieschade als de gegevens van klanten op straat komen te liggen. Advocatenkantoor Parmentier & Oass legt uit hoe zij gevoelige informatie beschermen.

© Thinkstock

In het statige pand van Parmentier & Oass advocaten, op de kruising van de Tempeliersstraat en Van Eedenstraat in Haarlem, worden niet alleen de systemen goed beschermd. Ook fysiek is het pand beveiligd. “Advocaten bewaren nog erg veel in dossiers, op papier dus”, aldus Bob Parmentier, die het kantoor bestiert met zijn partners Ali Oass en Fenna Teuben. “Je kunt alles wel digitaal dichttimmeren, maar zonder een goed alarmsysteem kan men ook nog altijd fysiek binnenkomen.”

Discretie

Parmentier weet waar hij het over heeft. Discretie en veiligheid zijn belangrijk in de advocatuur, vertelt hij. Voordat hij advocaat werd, moest hij eerst een eed afleggen. Net als een dokter zwoer hij dat hij zorgvuldig met de gegevens van zijn cliënten om zou springen. “Die verantwoordelijkheid moet je serieus nemen”, vertelt Parmentier. “Vandaar ook dat wij over een goede firewall beschikken en onze site op een externe server draait.”

Deze bescherming is geen overbodige luxe, zo blijkt. Van de beheerder hoort Parmentier wel eens dat mensen proberen zich toegang tot de server te verschaffen. “Gelukkig is dat nog nooit gelukt, want die gegevens zijn vertrouwelijk. Het is erg lastig alles honderd procent af te dekken, maar we hebben wel onze maatregelen genomen.”

Cloud

Parmentier, die ooit als zelfstandig advocaat begon, runt inmiddels een multidisciplinair advocatenkantoor met twaalf medewerkers. Dit maakt het belangrijk dat de bedrijfssoftware, waarin o.a. de klantencorrespondentie en boekhouding wordt bijgehouden, continue werkt. Als het systeem plat ligt kunnen de medewerkers immers hun werk niet doen. Veiligheid bestaat in dat opzicht ook uit het altijd kunnen opvragen van gegevens.

Omdat Parmentier niet volledig afhankelijk wil zijn van de internetverbinding draait het systeem lokaal en niet online, in de cloud. “Die overstap hebben we wel overwogen. Maar nu gebruiken we bij een storing onze mobiele telefoons als backup. Niet ideaal maar in veel gevallen volstaat het.”

De advocaat, gespecialiseerd in ondernemersrecht, sluit echter niet uit dat zijn kantoor nog een keer de stap naar de cloud zal maken. Hij wil dan wel zorgen dat hij bij een overstap goed beslagen ten ijs komt. “Door een backup verbinding neer te leggen vermindert de kans dat we zonder internet zitten. Het is misschien iets om naar te kijken. Het vernieuwen van de software kost wel tijd. Daar heb je in de cloud geen last van.”

Lees hier alles over het aanleggen van een backup verbinding.

Continuïteit

Bellen doen de advocaten vooralsnog via ISDN. Gevraagd waarom het kantoor de overstap naar VoIP nog niet gemaakt heeft, antwoordt Parmentier dat dit niets met veiligheidsoverwegingen te maken heeft. “De technologie zelf bestaat al lang en functioneert prima, dat is het niet. Maar je bent toch een beetje bang voor je continuïteit. Zo’n omschakeling duurt even en een dag zonder telefonie is op zijn zachtst gezegd vervelend.”

Gezien de maandelijkse kosten wil Parmentier toch goed zijn opties nagaan. “We hebben enige tijd geleden een diepte investering gedaan in een centrale, toestellen en headsets, maar deze kunnen niet via VoIP worden aangesloten. De maandelijkse kosten zijn hier echter erg hoog. Ik moet gaan onderzoeken of een overstap de moeite waard is.”

Lees hier alles over bellen via VoIP

Veilig ondernemen is voor de Haarlemse advocaat vooral het garanderen van een bepaalde basisveiligheid. “Het is erg belangrijk dat we geen gegevens kwijtraken. Daarom worden er ook backups gemaakt van onze bestanden. Indien nodig kunnen we die opvragen. Simpel gezegd hebben we het zo geregeld dat wij altijd bij onze gegevens kunnen en andere mensen nooit.”