Videoconferenties: bespaar tijd en geld

Videoconferenties zitten in de lift. Toen de IJslandse aswolk vorig jaar meer dan 100.000 vluchten lamlegde steeg het aantal digitale vergaderingen met 180 procent. Maar ook nu de rook is opgetrokken is er nog steeds sprake van groei; afgelopen jaar  in de Benelux alleen al 69 procent. Logisch: videobellen is efficiënter en goedkoper.

© Thinkstock

Voor bedrijven die werken volgens de optiek dat ondernemen duurzaam moet zijn is het voordeel van videobellen al een tijd duidelijk. In plaats van in een vliegtuig te stappen naar uw zakenpartner in Moskou kunt u via een videoconferentie alles doorspreken. Zo hoeft u geen dure en vervuilende reis te betalen, maar kunt u elkaar wel in de ogen kijken.

Connectiviteit

Ook voor thuiswerkers en mensen met een ambulante functie is videobellen inmiddels een stuk toegankelijker. Door de toegenomen connectiviteit en convergentie is het nu mogelijk op locatie te videobellen met een tablet of smartphone. Een videovergadering is daarmee niet langer een oplossing waarbij u aan kantoor gebonden bent, maar waaraan men ook deelgenomen kan worden als u in beweging bent.

De kwaliteit van de videoconferentie is natuurlijk wel belangrijk. Aangezien u zelf niet op locatie bent om uw bedrijf uit te dragen is het belangrijk goed voor de dag te komen. Een aantal zaken zijn daarbij belangrijk: uw presentatie, de camera, een stabiele internetverbinding en goede software.

Lees hier over het belang van een goede inrichting van een videoconferentie.

Presentatie

Voor veel ondernemers is het nieuw achter een camera plaats te nemen en op die manier met een klant of opdrachtgever te communiceren. Om professioneel over te komen is het belangrijk goed in de camera te kijken. Zorg er daarnaast voor dat uw omgeving optimaal is ingericht. Zorg daarom voor weinig omgevingsgeluid: gebruik een headset of neem plaats in een stille ruimte. Ga ook niet te dicht bij een raam zitten om overbelichting te voorkomen.

Camera

In de meeste laptops zit tegenwoordig een ingebouwde webcam. Hiermee kunt u simpele gesprekken voeren, vaak in een aanvaardbare resolutie. Wanneer u echter extra goed voor de dag wilt komen kunt u ook een desktop camera aanschaffen. Hiervan zijn ook widescreen en HD varianten beschikbaar. Ook hier geldt: u zet uw eigen standaard.

Verbinding

Misschien wel het allerbelangrijkste is een betrouwbare internetverbinding met voldoende capaciteit. Veel bedrijven overschatten hun eigen bandbreedte. Een één op één videogesprek is voor weinig ondernemers een probleem, maar zodra acht verschillende sprekers deelnemen en bestanden met elkaar gaan delen wordt het een ander verhaal. Het laatste wat u wilt is een storende lijn of een verbinding die er uit klapt. Zorg dus voor een aansluiting die al het verkeer aan kan.

Lees hier alles over bandbreedte

Software

Het is voor u en uw contacten prettig als software bepaalde veiligheid garandeert. Een consumententoepassing als Skype doet dat minder dan de zakelijke oplossing die door internetproviders wordt geboden. Deze software heeft vaak ook meer mogelijkheden, zoals online samenwerken en het uitnodigen van contactpersonen die niet over de software beschikken. Bovendien biedt een zakelijke provider een toegewijde helpdesk mochten er gedurende de conferentie problemen ontstaan.

Bij zakelijke videoconference software via uw provider is het mogelijk te werken op basis van seats. U betaalt dan per gebruiker. Gebruikelijk is dat de eerste werknemersvanuit de provider begeleid worden bij de installatie van de software zodat zij goed weten hoe deze werkt en de kennis kunnen overdragen.

Door de randzaken goed op orde te hebben kunt u zich tijdens een videoconferentie duidelijk en professioneel presenteren. Een hogere beschikbaarheid van verbindingen en devices maakt het een nog aantrekkelijker alternatief voor de face-to-face meeting.