Samenwerken zonder grenzen

Technologie zorgt er voor dat de wereld verschrompelt tot een dorp. Het maakt het voor bedrijven gemakkelijker om over de grenzen te kijken. Outsourcing en online samenwerken groeit dan ook aanzienlijk in populariteit. De afhankelijkheid van technologie groeit mee. Hoe richt u uw bedrijf zo in dat u altijd bereikbaar blijft?

© Thinkstock

Sinds februari 2010 runt Nederlander Bas Offers (27) met zakenpartner Frans van Hulle online marketing bedrijf ReviMedia. Niet vanuit zijn geboorteland, maar een hele oceaan verder, in New York. ‘Het was niet echt bewust de American Dream opzoeken,’ lacht Offers over Skype. ‘Ik had hier stage gelopen en vervolgens bijna drie jaar gewerkt. Voor mezelf beginnen wilde ik al een tijd en zag samen met mijn partner grote kansen in de Amerikaanse markt, dus ik dacht: waarom eigenlijk niet hier?’

Panama

Het bleek een terechte vraag. ReviMedia, dat zich richt op het genereren van leads, met name voor de online verzekeringsmarkt, levert inmiddels een groot gedeelte van de aanwas in Amerikaanse auto- en ziektekostenverzekeringen aan adverteerders in de Verenigde Staten. ‘We zijn ons nu aan het richten op het lanceren van nieuwe verticals zoals huisdierenverzekering, dat is in Amerika nog vrij onontgonnen terrein,’ legt Offers de meest recente bedrijfsstrategie uit.

Op het thuiskantoor in New York, waar de sales en marketing plaatsvinden, opereert Offers als COO. Maar een ander vitaal onderdeel van het bedrijf bevindt zich in Panama City. Het kantoor daar staat onder toezicht van zijn zakenpartner. ‘Frans en ik hebben vanaf het begin besloten om een aantal zaken in Panama onder te brengen,‘ verklaart Offers de geografische spreiding nader. ‘Niet alleen de ontwikkeling van al onze campagnes, ook de administratie wordt in Panama gedaan.’

Omgekeerde stap

Maar daarmee is het nog niet gedaan met de globetrotterij. Het technische hart van ReviMedia bevindt zich namelijk in Almere, Nederland. Offers, lachend: ‘Een zakenrelatie wees me pas geleden op het feit dat wij als ondernemers een omgekeerde stap heb gemaakt door in Amerika ons bedrijf te vestigen en een deel van het kantoor weer in ons thuisland onder te brengen. Maar voor ons werkt het prima. We hebben betrouwbare mensen in Nederland waar we goed mee kunnen schakelen.’

Met drie kantoren op verschillende plaatsen is het belangrijk dat er nauw wordt samengewerkt. Offers heeft er dan ook voor gezorgd dat alles technisch optimaal is ingericht. ‘De videoconference tool staat zestig procent van de tijd open. Dat gebruiken we intern nog meer dan e-mail. Sowieso is iedereen van ons het grootste gedeelte van de dag online, ook buiten kantooruren.’

Lees hoe u altijd en overal bereikbaar kunt zijn

Virtueel kantoor

Omdat de onderlinge bereikbaarheid van de kantoren essentieel is kiest Offers voor zekerheid. De kantoren in Amerika en Nederland draaien beiden op een zakelijk all-in-one pakket. ‘Dat is overzichtelijk en kostenefficiënt,’ legt de voormalige student Communicatiewetenschap uit. ‘Bovendien hebben we een gegarandeerde uptime die voor ons erg belangrijk is.’

Het contact met Panama wordt tevens onderhouden via een, zoals Offers het noemt, ‘Panama lijn’. ‘Een VoIP verbinding waarmee we goedkoop naar Panama City kunnen bellen.’ Omdat het internet in Panama wel eens hapert heeft Offers ook hier garanties op bereikbaarheid ingebouwd. ‘We hebben daar een backup verbinding, twee lijnen dus, zodat we online blijven als één van de verbindingen uitvalt.’

Lees hier alles over bellen over VoIP

Lees hier alles over backup verbindingen

Grote beperkingen ondervindt Offers niet bij het samenwerken met verschillende locaties. ‘De tijdzones verschillen natuurlijk, maar daar kun je afspraken over maken. Contact wordt ook buiten kantooruren onderhouden via email en videoconference. Medewerkers zijn bereikbaar via Whatsapp of SMS. Doordat alles in de cloud plaats vindt werken we ook niet langs elkaar heen, alles gebeurt realtime. We werken wat dat betreft echt in een virtueel kantoor.’

Lees hier alles over cloud computing