De rittenregistratie

Waaraan moet een rittenregistratie voldoen? Met een sluitende rittenregistratie kan iemand met een auto van de zaak aantonen hoeveel het privégebruik van de auto is. Het kan hem veel geld besparen als hij geen bijtelling wil krijgen.

De juistheid van een kilometeradministratie kan worden gecontroleerd aan de hand van bijvoorbeeld kantooragenda's, orderbriefjes, garagenota's en elektronische routeplanners. Het is raadzaam om de rittenregistratie en deze informatie te bewaren, omdat de Belastingdienst hierom kan vragen. 

Om afdoende te kunnen aantonen hoeveel het privé-gebruik van een auto van de zaak is, moet de rittenregistratie het volgende vermelden:

• het merk van de auto;
• het type van de auto;
• het kenteken van de auto;
• de periode waarin de auto ter beschikking stond;
• de ritgegevens. Een rit is de enkele reisafstand om van de ene naar de andere plaats te komen.

Rit
Van elke rit moet de bestuurder vermelden:

• de datum;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• de adressen van vertrek en aankomst. Als hij vanaf het werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, moet hij de aankomst- en vertrekadressen van zowel de heen- als de terugreis noteren;
• de route die hij heeft gereden, als hij niet de meest gebruikelijke route heeft genomen;
• of het een privé-rit is of een zakelijke rit. Het karakter van een rit wordt uitsluitend bepaald door het doel van de reis. Als de bestuurder tijdens zijn werk bijvoorbeeld een bezoek aan de dokter brengt en daarbij de auto gebruikt om tijd te besparen, geldt dit als een privé-rit.
• De privé-omrijkilometers bij een rit met een gemengd karakter. Er is sprake van een rit met een gemengd karakter als de bestuurder tijdens de rit zowel zakelijke als privékilometers rijdt.

Zie hieronder een model rittenregistratie dat door de Belastingdienst zelf is voorgesteld:

Vereenvoudigde rittenadministratie
Wanneer de werknemer door de aard van de werkzaamheden veel ritten op een dag heeft met de bestelauto van de zaak, kan het bijhouden van een rittenregistratie een grote last zijn voor de werkgever en de werknemer. In dit geval mag de werknemer om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van een vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen in de administratie van de werkgever.

Werknemers mogen de versimpelde rittenregistratie alleen hanteren wanneer afspraken hierover met hun werkgever zijn vastgelegd. De Belastingdienst heeft hiervoor samen met belangenorganisaties een model opgesteld.