Bijtelling voorkomen zonder rittenregistratie

Wanneer iemand geen zin heeft in een rittenregistratie zijn er mogelijkheden om te ontkomen aan deze administratieve rompslomp. Een rittenregistratie is immers niet verplicht.

Men kan namelijk ook op een andere manier bewijzen dat er op jaarbasis minder dan 500 privékilometers zijn gemaakt. Zo kan men bijvoorbeeld een overeenkomst tussen werkgever en werknemer overleggen, waarin staat dat de werknemer de auto niet of nauwelijks privé mag gebruiken.

De Belastingdienst accepteert dat als bewijs als de overeenkomst aan een aantal voorwaarden voldoet en de werknemer aantoont hoe hij zijn privékilometers dan wel maakt.

Overeenkomst
Let op de volgende zaken:

1. In de overeenkomst moet duidelijk omschreven worden welke beperkingen aan het privégebruik worden gesteld.
2. In de overeenkomst moet staan hoe de werkgever toeziet op de naleving van het beperkte privégebruik. Hoeveel toezicht hangt af van het reispatroon. Een onregelmatig reispatroon (bijvoorbeeld een verkoper) vereist namelijk meer toezicht dan een regelmatig reispatroon (bijvoorbeeld een consultant die een aantal maanden naar dezelfde klant rijdt).
3. In de overeenkomst moet staan hoe de werkgever de gegevens vastlegt en toezicht houdt op deze gegevens. Bij controle door de Belastingdienst moet de werkgever zijn toezicht aannemelijk kunnen maken.
4. In de overeenkomst moet staan welke sanctie er staat op het niet naleven van de bepalingen. Bij sancties kan men denken aan boetes of aan het niet meer ter beschikking stellen van de auto.

Op de website van de Belastingdienst is een model voorbeeldafspraak beschikbaar dat aan alle voorwaarden voldoet.

Opties
In de volgende gevallen aanvaardt de Belastingdienst dat er op jaarbasis minder dan 500 privékilometers zijn gemaakt:

• Een werknemer houdt een sluitende kilometerregistratie bij doordat hij in aanvulling op zijn agenda kopieën maakt van maandstaten die de vereiste gegevens bevatten. De maandstaten levert hij in bij zijn werkgever.
• Iemand heeft ook een eigen auto en de stoelen van de auto van de zaak zijn gescheurd en vies.
• Iemand heeft ook een eigen auto en de auto van de zaak is alleen tijdens de door de werkgever gecontroleerde dienstreizen verzekerd.
• Een werkgever heeft aan een werknemer een auto ter beschikking gesteld met de afspraak dat de auto buiten werktijd wordt gestald op het bedrijfsterrein van de werkgever. De werkgever houdt toezicht op het naleven van die bepaling door te controleren of de werknemer de autosleutels heeft achtergelaten.