Graag een succesvol ICT-project!

In deze barre tijden zijn succesvolle ICT-projecten zeer welkom, zeker als zij kostenreducties opleveren. Dit kan alleen als er anders omgegaan wordt met de projecten.

Door John Franssen | Logica

De trackrecord van ICT-projecten is niet veelbelovend. Slechts 50 procent van de projecten wordt succesvol opgeleverd (Algemene Rekenkamer 2008). Dit betekent nog niet dat bij de helft van de projecten alles naar wens verloopt, maar een deel van de doelen wordt gehaald.

Het merendeel van de ICT-projecten heeft een grote impact op de organisatie. Dus het al dan niet succesvol zijn, slaat ook terug op de organisatie. Vaak met een negatief effect van niet gerealiseerde baten, bijvoorbeeld geen kwaliteitsverbetering, vergrote weerstand, verminderde motivatie en groeiend wantrouwen. En dat kost geld.

Begroting
Er zijn twee oorzaken voor niet-succesvolle ICT-projecten aan te wijzen. De eerste is de onderbouwing van de kosten en baten. Ervaring leert dat de kosten van hardware en software redelijk worden begroot.

De kosten voor de ontwikkeling en implementatie, waarbij de eigen organisatie ook kosten moet maken voor de inzet van eigen personeel, worden vaak onderschat.

De baten van het project worden nauwelijks onderbouwd. In het beste geval wordt gebruik gemaakt van vuistregels. Vaker is het een kwestie van terugrekenen: het moet een X bedrag opleveren om het gewenste rendement te halen.

De tweede oorzaak is de opzet van het project. De aandacht is gevestigd op technische aspecten. De opzet van het project is technologie gedreven; organisatorische en personele aspecten krijgen onvoldoende aandacht. Dit zie je terug in de projectstructuur, maar ook in managementaandacht.

Geitenwollen sokken
Verantwoordelijkheden voor de organisatorische aspecten worden onvoldoende benoemd. Het wordt gezien als ’geitenwollen-sokken-gedoe’. Dit is een bizarre situatie, omdat de meeste baten betrekking hebben op de organisatie en personeel. Onvoldoende aandacht hiervoor leidt tot mislukking van het project.

Het kan ook anders. Begin met het wantrouwen van elke businesscase, waarin personele en organisatorische aspecten niet zijn meegenomen. Denk aan de wijzigingen in de personeelsomvang, opleiding en training, veranderingen werkprocessen, klanttevredenheid, etc. Het is allemaal uit te drukken in kosten en baten.

Realiteit
Een businesscase moet een realistisch karakter hebben en daarop worden getoetst. Vervolgens is een voorwaarde voor succes dat het ICT-project wordt opgezet als een organisatieveranderingstraject. Want in bijna alle gevallen moet het ICT-project organisatieproblemen oplossen.

In dit licht is ICT één van de maatregelen, naast organisatorische en personele zaken , om de baten te realiseren. Het is realistischer de gewenste verandering te beschouwen als een programma, waarvan de ICT en de organisatieveranderingen deelprojecten zijn.

Het programmamanagement stuurt deze projecten op samenhang en op baten. De systematiek heeft daarnaast het voordeel, dat het lijnmanagement onderdeel is van de programmaorganisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor de implementatie binnen het programma voor de implementatie. Deze aanpak leidt tot een aanzienlijke vergroting van de kans op succes.

John Franssen is Senior Management Consultant bij Logica.