Spanning kantoor: wat speelt er onder water?

Bij een organisatie die uit evenwicht is, ontstaan makkelijk conflicten. Drie basiswetten kunnen zorgen voor meer balans en een goed functionerend systeem.

Door Jeroen Blijsie | Logica

Onlangs gebeurde het weer: tijdens een werkconferentie die ik voor een overheidsorganisatie begeleidde, botsten de twee natuurlijke vijanden hevig met elkaar. De IT-meneer vertelde vol overtuiging dat hij echt niet meer diskruimte zou installeren. De businessmevrouw hoorde dit hoofdschuddend en zuchtend aan.

Toen zij bijna de zaal uit wilde lopen, greep ik in. Kort daarna zaten we met alle vijftien deelnemers op het dakterras van het hotel om samen even (letterlijk) afstand te nemen van deze situatie. Twintig minuten later was het conflict uit de lucht en we konden weer verder.

Onbegrip
De eeuwige strijd tussen bedrijf en IT is voor u vast een herkenbaar fenomeen. Mensen en afdelingen raken verstrikt in een situatie die begint met verschillen in belangen en taalgebruik wat leidt tot onbegrip, spanningen en heftige confrontaties. Of lang sluimerende conflicten, als een ondergrondse brand in de Schoorlse duinen. Zo lijkt het vaak een onoplosbaar probleem.

Hoe harder je het probeert met algemene interventies als coaching of teambuildingsessies, hoe meer je erachter komt dat de brand even later vanzelf weer oplaait. Vaak omdat je het verkeerde of te algemene blusmiddel hebt gebruikt. Voordat je een dergelijk probleem in je organisatie wilt oplossen is het essentieel te zien wat precies het probleem is.

Systeem
In de meeste gevallen spelen er niet zichtbare en vaak persoonlijke dynamieken, die de verbetering blokkeren. Met de ‘organisatieopstelling’ kun je dit snel in kaart brengen. Hierbij wordt de organisatie beschouwd als een systeem (dat moet de IT’ers onder u aanspreken). Het organisatiesysteem bestaat uit onderdelen die moeten samenwerken en als er geen evenwicht is in het systeem, functioneert het simpelweg niet. Pas als het voldoet aan drie basiswetten, kan er sprake zijn van evenwicht en een goed functioneren van het systeem:

• Binding: iedereen heeft het recht om erbij te horen
• Ordening: ieder neemt de goede plek in in het systeem
• Balans: er is een balans tussen geven en nemen

Hoe werkt het? Een organisatieopstelling vindt plaats tijdens een groepsbijeenkomst in een ruimte zonder meubels. Hierbij stelt de probleemhebber (bijvoorbeeld hoofd IT) intuïtief representanten voor zichzelf en andere leden van de organisatie op. Daarmee geeft hij zijn eigen onbewuste beeld van hoe de partijen zich tot elkaar verhouden.

Vragen
Zo plaatst hij de mensen bijvoorbeeld met de rug naar elkaar toe of juist niet, ver verwijderd of juist dicht bij elkaar. Het bijzondere hierbij is, dat de representanten als vanzelf toegang krijgen tot de gevoelens en onderlinge verhoudingen van diegenen die zij representeren. Door interventies van de begeleider, als het stellen van vragen aan de representanten en representanten te verplaatsen, wordt snel duidelijk waar de binding, ordening of balans is verstoord.

Dit doorgaans nieuwe inzicht heeft doorgaans voor alle betrokkenen een helende werking. Hierdoor ontstaat begrip voor elkaar en voor de situatie, waar vanuit automatisch oplossingen ontstaan.

De organisatieopstelling is ontstaan vanuit de familieopstellingen ontwikkeld door de Duitse therapeut Bert Hellinger. Weerbarstige problemen vragen om nieuwe benaderingen. Wie durft het aan?

Jeroen Blijsie is Management Consultant bij Logica Management Consulting.