Gewapend naar het werk!

Verbijsterd staar ik naar de deur. Het monster in de deuropening zwaait vervaarlijk wild met zijn armen en een stortvloed van woorden wordt mijn richting opgevuurd.

Mijn antwoorden die een weg terug zoeken, stuiten op een onzichtbare muur. Wanhopig probeer ik mezelf te beschermen, maar ik kom tot de ontdekking dat ik mij onvoldoende gewapend heb tegen dit soort monsters.

En dus geef ik me gewonnen en ga eerst het dringende probleem van mijn collega oplossen, in plaats van me te focussen op mijn eigen werkzaamheden.

Werkonderbrekingen

Hoe dramatisch ook beschreven, dit is een werksituatie die voor de meeste mensen maar al te herkenbaar is. Collega’s, klanten die voortdurend een beroep op je doen en voor werkonderbrekingen zorgen, zodat je zelf nog amper aan je eigen werkzaamheden toekomt.

Schuilen op je werkplek aan huis of stiekem het kantoor binnensluipen om 7.00 uur ’s ochtends of 20.00 uur ’s avonds, lijkt soms de enige manier om hieraan te ontsnappen.

Mijn missie in het leven (en inkomstenbron) is om mensen effectieve en efficiënte werkgewoonten aan te leren en ze te laten ontsnappen aan de kantoormonsters. Dat kan ik het beste wanneer ik ze in hun natuurlijk werkomgeving zie functioneren.

Ik ga met een klant dan ook niet in een apart hokje zitten, maar gewoon aan zijn of haar bureau. Ook wanneer dit bureau zich in een kantoortuin bevindt. En ik kan u vertellen, zo’n werkplekbezoek is vaak een excursie op zich.

Verstoord

Het lijkt vaak wel of mijn klanten zich volledig in dienst van hun collega’s en klanten hebben gesteld. Terwijl ze druk bezig proberen te zijn een beleidsnotitie, vergaderverslag of jaarplanning te maken, wordt hun concentratie voortdurend verstoord.

Een klant belt met een zogenaamd dringende vraag, een collega is op zoek naar een formulier, een andere collega belt met een probleem dat à la minute opgelost moet worden. Mailtjes komen voortdurend binnen en moeten het liefst binnen vijf minuten beantwoord worden.

Collega’s hangen half boven je bureau om hun weekendbelevenissen te bespreken. Medewerkers negeren een ‘niet storen’ bord bij een kantoor of vergaderzaal omdat ze per se op dat moment iets uit een kast moeten hebben. Allemaal mensen die NU iets van je nodig hebben.

Werkplezier

De mensen die zich tot mijn klant hebben gemaakt, zijn vaak vergeten dat ze zelf ook nog belangrijk zijn. Dat zij, om effectief te kunnen werken en ook nog een beetje werkplezier te hebben, ook zo nu en dan eens niet beschikbaar moeten zijn. Om zich te kunnen concentreren op het uitvoeren van die taken waar ze voor aangenomen zijn.

Mijn klanten moeten zich dan ook leren bewapenen tegen de grensoverschrijdende kantoormonsters die alleen bezig zijn met het vervullen van hun eigen behoeften en geen rekening houden met die van hun collega’s.

Ze moeten leren dat ze best af en toe hun telefoon mogen doorschakelen, dat e-mail niet binnen een uur beantwoord hoeft te worden en dat je af en toe even niet beschikbaar kunt zijn voor collega’s, waarbij dan opeens wonderbaarlijk blijkt dat ze vaak ook zelf hun problemen kunnen oplossen. Ze moeten leren om NEE te zeggen.

Vandaar mijn oproep aan u. Beste goedzakken, ik-kan-altijd-bij-jeterecht-collega’s, klant-is-keizer-op-elk-moment-van-de-dag-medewerkers, en jij-bent-snel-met-mails-beantwoorden-collega, wapen u!

Marleen Holtkamp is directeur van Montas ordening en coaching, een bedrijf dat zich specialiseert in werkplektraining en professional organizing. Montas coacht bedrijven en particulieren naar een gestructureerde en overzichtelijke werk- en leefomgeving. Voor meer informatie: www.montasordening.nl. Marleen volgen op Twitter? http://twitter.com/Montasordening