De externe als noodzakelijk kwaad

Een tijdje geleden kwam ik in gesprek met een ambtenaar over het ‘leed dat Externe heet’. De discussie ging niet zozeer over het bestaansrecht van externen, maar veel meer over het gemak waarmee externen werden ingezet in deze gemeente.

Deze discussie wordt natuurlijk vaak gevoerd, lekker bij een bak koffie. Het is blijkbaar een continue, smeulende irritatie.

In tijden van financiële krapte kan de discussie echter in één keer fel oplaaien: ‘wij moeten bezuinigen en de heren en dames dikbetaalde externen blijven lekker zitten waar ze zitten.’ Zo ook nu weer.

Tarief

Er wordt driftig gestrooid met voorbeelden van excessief gedrag en iedereen kent wel iemand wiens schandalige tarief hem of haar inmiddels over de Europese aanbestedingsgrens heeft heen gejaagd.

Waarna steevast een ‘hoge ome’ (of ‘tante’, daar discrimineert men dan weer niet in) ervoor zorgt dat het stempel ‘uniek’ wordt gezet en dus niet hoeft te worden aanbesteed. Of dit altijd waar is, blijft in het midden. Maar waar rook is, is vuur.

Kosten

Er lijkt bij tijd en wijlen wel degelijk reden om de wenkbrauwen te fronsen. Uit recent onderzoek bleek bijvoorbeeld dat in een gemeenten in 2008 voor 38 miljoen euro aan extern personeel inhuurde, dat is bijna 30 procent van de totale personeelskosten!

Dat is natuurlijk erg veel, maar er zijn wel degelijk redenen om externen in te huren. Ik som de belangrijkste op:

1) Indien er bijzondere kennis noodzakelijk is voor de uitvoering van werk en deze expertise is slechts beperkt voorradig in de markt. Denk bijvoorbeeld aan archeologisch werk bij een vondst van oudheden bij grondwerkzaamheden.

2) Indien er tijdelijk relatief veel operationeel moet worden uitgevoerd, waarna het werk weer naar normale niveaus terugkeert. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van bezwaren tegen de WOZ bepaling.

Project

3) Indien er behoefte is aan projectpersoneel die worden ingezet voor vernieuwing of verbetering en het eigen personeel is nodig voor het uitvoeren van de ‘normale’ activiteiten.

4) Indien er een objectieve analyse nodig is van de eigen organisatie. Denk aan de EGEM-I adviseurs die een audit op de invoering van de e-overheid bij gemeenten maakt.

5) Indien er ‘vies’ werk moet worden uitgevoerd zoals reorganisaties of saneringen. Hiermee wil je je eigen management niet besmetten. Die moeten immers nog een tijdje mee.

Wat van ver komt…

Om terug te komen op de eerder genoemde gemeente die 30 procent van de totale loonsom uitgaf aan externen: hier was iets dergelijks aan de hand. Deze specifieke gemeente heeft grote groeiambities en heeft dus een forse projectportfolio.

En projecten zijn bij uitstek voorbeelden van specialistisch werk met een begin, een einde en een gedefinieerd resultaat. De natuurlijke habitat voor tijdelijke, gespecialiseerde professional. Juistem: een externe.

Kortom, externen zijn soms erg handig en vaak domweg noodzakelijk. En vergeet niet dat, zolang de organisatie maar op tijd afscheid kan nemen, een dergelijke in- en uitstroom van extern personeel ook een verfrissende wind kan laten waaien door een organisatie.

Het spreekwoord luidt niet voor niets: “Wat van ver komt is lekker.” :-)

Robert Mekking is zelfstandig adviseur in de de e-overheid op het gebied van Zaakgericht Werken. Voor meer informatie: www.zaakgerichtwerken.com