Luctor et administrato

Het bijhouden van de contractadministratie is een heidens karwei. Toch moet het gebeuren. En goed ook, daarom wordt veel administratie uitbesteed. Maar wat je ook uit handen geeft: schrijf je inhoudelijke offertes altijd zelf!

Laten we eerst even constateren dat contractadministratie erbij hoort, maar dat het niet leuk is. Als ZZP-er ben je er ondanks die constatering toch al gauw meerdere uren per week mee bezig. Zeker als je net als ik werkt met andere ZZP-ers. En al helemaal als je als primaire opdrachtnemer bent en de omzet door de eigen boeken laat lopen.

Dan ben je namelijk niet alleen verantwoordelijk voor je eigen offertes en contracten met de onderaannemers en klant, maar ook voor die van de anderen. Daarnaast dien je de urenadministratie, de facturatie en natuurlijk –mijn favoriet- de BTW aangifte te doen. En als ik zeg dat dat niet mijn primaire expertise is, dan lieg ik niet. Zeg maar.

Joni Mitchell

Sterker nog, ik krijg heel langzamerhand wat meer respect voor mijn voormalige managers d ie ik vaak verweet dat ze meer op basis van Excel stuurden dan op menselijke waardigheid. Al die Excel-jockeys! Maar ik zat ernaast.

Het verwerken van administratie is noodzakelijk, het is het ritme van het functioneren van de zaak. Stiekem mis ik die ondersteuning. Joni Mitchell zong het al in 1970: “Don’t it always seems to go/That you don’t know what you’ve got/Till it’s gone.” Slimme vrouw! En nou ik er over nadenk, de folk-singers van weleer zijn natuurlijk de ZZP-ers avant-la-lettre.

Uitbesteden

Goed. Niet leuk dus, maar wel noodzakelijk. Het liefst huurde ik iemand in die dit van me kan overnemen. En een deel van het werk zou daar ook voor geschikt zijn. Kwestie van uren schrijven in een ondersteunend systeem en ook de contractadministratie kan wel worden uitbesteed.

Er zijn administratiekantoren die dit graag voor je overnemen en kun je voor een relatief laag bedrag allerlei vervelende administratieklusjes door specialisten laten uitvoeren. Google er maar eens op. Vaak zijn dit ook weer ZZP-ers, maar dat terzijde. Opgelost? Nee, niet helemaal.

Pure egotripperij

Niet alles leent zich namelijk voor uitbesteden. Offertes bij voorbeeld. In mijn vakgebied is het belangrijk om geen standaardoffertes te maken, maar om er persoonlijk maatwerk van te maken.

Overbodig werk, zeg je? Zeker niet, door de offerte inhoudelijk op maat te maken voor de klantvraag heb je de mogelijkheid om te laten merken dat je de klant en zijn vraag snapt. Dat is niet overbodig als je een gemiddelde offerte bekijkt. Tel maar eens hoe vaak de naam van de leverancier wordt genoemd versus het aantal malen dat je de naam van de klant tegenkomt.

Geloof me, je schrikt ervan als je je constateert dat veel bedrijven liever over zichzelf schijven dan over de klant en zijn probleem. Pure egotripperij. Erg onverstandig als je nagaat dat zo’n offerte in veel branches zonder verdere uitleg terzijde kan worden geschoven.

Luctor et administrato

En je hoeft mij niet op mijn woord te geloven, want ook toen ik bij een groot adviesbureau werkte, werd de uiteindelijke offerte door de inhoudelijke consultants gemaakt en lag alleen de lay-out en risicocontrole bij de ondersteunende organisatie.

Je hebt er namelijk een fikse portie gevoel voor de materie bij nodig. Daarnaast zorgt het inhoudelijk werken aan zo’n offerte dat je ook voorbereid wordt op de uitvoering ervan. Dat is ook heel wat waard en daarom is het ook niet aan te raden om een klus aan te nemen als je zelf niet betrokken bent geweest bij het opstellen van de inhoudelijke aanbieding. Niet mogelijk? Lees de aanbieding dan op zijn minst!

De boodschap is daarom ook eenvoudig: contractadministratie is niet leuk, dus doe alleen datgene wat belangrijk is. Maar doe het wel! Voor mij betekent dit, vrij naar de Zeeuwen, Luctor et Administrato. Ik worstel en ik administreer….

Robert Mekking is zelfstandig adviseur in de e-overheid. Volg Robert op www.twitter.com/robertmekking.