Programmapassie

Grote programma’s zijn lastig om te beheersen. Een goede inrichting en heldere communicatielijnen zijn belangrijk, maar ook de informele communicatie helpt bij draagvlak en succes. Toch is uiteindelijk de passie voor een programma doorslaggevend.

Ik heb er al eerder over geschreven en zal dat blijven doen. Als je iets voor elkaar wilt krijgen, richt dan in ’s hemelsnaam een project in. Het idee dat een project van enige omvang ‘er wel bij’ gedaan kan worden is op zo veel fronten absurd dat ik het niet eens in 500 woorden kan beschrijven…

Maar ook een project voldoet niet altijd. Als je meerdere dingen naast elkaar wilt doen die allemaal bijdragen aan hetzelfde doel, dan kan een programma nodig zijn. In dit artikel wil ik een aantal belangrijke inrichtingskenmerken op een rijtje zetten bij wijze van startpunt voor de aanstaande programmamanager.

Richt het goed in

Een goed programma onderkent het verschil tussen formele en informele rapportagelijnen. De formele structuur is redelijk eenvoudig: een programmamanager, een aantal projectleiders, een stuurgroep en de belanghebbenden.

De projectleiders rapporteren aan de programmamanager en deze legt weer uitsluitend verantwoording af aan de stuurgroep. De stuurgroep is het enige beslissingsbevoegde orgaan voor het programma.

In een goede stuurgroep zijn opdrachtgever, gebruikersorganisatie en leverancier vertegenwoordigd. De programmamanager is dan ook geen onderdeel van de stuurgroep, maar een eerste adviseur aan de stuurgroep. Het contact tussen opdrachtgever en de projectleiders verloopt uitsluitend via de programmamanager. Op die manier worden de projectleiders beschermd tegen te veel bazen.

Dat werkt trouwens ook de andere kant op. Andere belanghebbenden zoals de lijnorganisatie en bijvoorbeeld een OR worden wel geïnformeerd over de voortgang van het programma, maar mogen niet meebeslissen. Zij zullen hun verzoeken richten aan de stuurgroep die op deze wijze de programma manager beschermen tegen teveel bemoeienis buiten de ingerichte structuur.

Werk slimmer, niet harder

De lezer voelt het al aankomen: een programma opblazen tot oncontroleerbare proporties is eenvoudig, maar een groot geheel compact en beheersbaar houden is geen sinecure. ‘In de eenvoud herkent men de meester’, was het niet? Daarom zullen ervaren programmamanagers vaak werken met een hele compacte programmaorganisatie.

Daarnaast is het belangrijk om de rapportagelijnen lean and mean te houden. Regulier statusoverleg bijvoorbeeld eens in de maand en voor de rest alleen bij calamiteiten of bij oplevermomenten. Het oprichten en runnen van een programma is het vleesgeworden ‘werk slimmer, niet harder’.

Ervaren programmamanagers vertrouwen op de projectleiders die voor ze werken en geven ze de ruimte die nodig is om de doelen te halen: ze zorgen ervoor dat obstakels worden opgeruimd zodra ze hinderlijk worden voor de voortgang.

Passie voor het programma

Om dat te doen houdt een goede programmamanager de vinger aan de pols in de organisatie. Wat ons brengt bij de informele kant van een programma. Een goede programma manager loopt rond en polst de sfeer en draagvlak, brengt mensen met elkaar in contact en zorgt zo voor smeermiddel voor zijn programma.

Feitelijk is de programmamanager continu bezig met het verkopen van zijn programma en dat lukt alleen maar als hij of zij er echt in gelooft. En daarmee zijn we bij de crux van dit verhaal.

Alle inrichting en communicatie ten spijt, het succes van een programma blijft afhankelijk van de passie van de betrokkenen, met de programma manager voorop!

Robert Mekking is organisatieadviseur bij Desiris Advies. Reageren? www.twitter.com/robertmekking