Afspraak is afspraak

Bij zakelijke transacties worden in het algemeen hetgeen alle afspraken vastgelegd. Uit de praktijk blijkt dat vooral bij bedrijfsovernames ook wat niet is afgesproken moet worden vastgelegd.

Afspraken vastleggen is de normaalste zaak van de wereld, immers partijen kunnen hiermee gehouden worden aan de overeengekomen details. Vooral bij bedrijfsoverdrachten is het vastleggen van de afspraken geen sinecure.

Echter blijkt dat er achteraf vaak onenigheid ontstaat doordat een van de partijen meent dat naast de afspraken die op papier staan er aanvullende afspraken, vaak mondeling, zijn gemaakt.

Inventaris
Veel bedrijven hebben een omvangrijke inventaris wat in veel gevallen niet volledig is vastgelegd op papier. Bij een bedrijfsovername gaat de koper ervan uit dat hij het hele bedrijf koopt en dat de verkopende partij alle bezittingen heeft vastgelegd.

Achteraf blijkt vaak dat dit niet het geval is en dat de verkoper naar verloop van tijd zich bedenkt dat die voorraad bevestigingsmaterialen, die niet gespecificeerd op papier staan, toch wel handig zijn voor eigengebruik. De verkoper eist vervolgens voornoemd op wat weer kwaad bloed zet bij de koper. Zie hier een voedingsbodem voor een potentieel conflict.

Te enthousiast
Naast tastbare bezittingen zijn er vaak ook niet tastbare ingrediënten die dikwijls leiden tot een conflict tussen de koper en de verkoper. Een voorbeeld hiervan zijn mondelinge uitspraken van de koper om zo snel als mogelijk het geleende geld van de verkoper terug te betalen. Later blijkt dat deze goed bedoelde uitspraak toch iets te enthousiast is geweest.

De verkoper is deze afspraak niet vergeten en begint zich op enig moment te ergeren aan het niet nakomen van de afspraak, ook al staat deze niet op papier. Wanneer de partijen elkaar gaan confronteren met afspraken die gemaakt zijn maar niet op papier staan, is het einde vaak zoek.

Interpretatie
Bij bedrijfsovernames komen veel emoties kijken. Vooral wanneer de partijen het eens zijn geworden over de voorwaarden van de overname is men overtuigd van ieders goede bedoelingen (euforiestemming). Veel details die zijn afgesproken worden dan niet vastgelegd onder het mom van: dat komt wel goed.

Het vastleggen van alle afspraken is dan ook essentieel om latere conflicten zoveel mogelijk te voorkomen. Niet alleen vastleggen wat wordt overgenomen, maar ook wat niet wordt overgenomen voorkomt discussies achteraf. Maar ook al is alles tot in detail vastgelegd, de praktijk is weerbarstiger. Afspraak is afspraak, echter wil dit niet zeggen dat partijen na verloop van tijd de gemaakte afspraken herinneren of dezelfde interpretatie hieraan geven.

Wat vastleggen bij een bedrijfsovername:

• Notuleren en/of opnemen (met handtekening partijen) van telefonische en persoonlijke gesprekken
• Vastleggen wat is afgesproken
• Vastleggen wat niet is afgesproken
• Voer persoonlijke gesprekken met meer dan twee personen

Piet Regnerus is directeur van 2Excell bv en ANY Concept bv (oa. Omzetbeurs.nl en Totaalduurzaam.nl). De blogs van Piet gaan over zijn specialiteiten zoals bedrijfsoverdracht- en overnames, duurzaam ondernemen en overige MKB-gerelateerde zaken.