De dag is al zo kort

Ik heb tijdens het runnen van mijn eigen zaak vorig jaar ook een jaar in loondienst gewerkt. Daar heb ik een hoop geleerd over hoe ik zaken aan moet pakken, maar ook hoe ik zaken niet aan moet pakken.

Leerzaam om mee te kijken met account managers en in contact te komen met typische directeuren met stropdas en driedelig Armanimaatpak. Daarnaast heb ik een en ander geleerd over goed projectmatig werken.

Als Software Engineer, zoals dat netjes op mijn visitekaartje stond, was ik eindverantwoordelijk voor de technische kant van complexe websites, online applicaties en modules. Half administratief, half programmeren was het eigenlijk.

Ik heb daar op technisch vlak niet veel geleerd, maar heb wel gezien hoe het communiceren op het niveau van dienstverlener met een klant gebeurt. Sommige mensen hebben er talent voor. Ik geloof niet dat ik één van hen ben.

De lading

Duidelijk en helder vertellen wat je voor mensen kunt betekenen is bijvoorbeeld iets waar ik nog altijd moeite mee heb. Er is geen korte samenvatting die de lading geheel dekt. Of een ander voorbeeld: als ik de classes van de software aan de hand van een oudere versie heb hersteld van een bug, begrijpt de doorsnee klant dan nog wel wat ik bedoel?

En dan heb ik echt geen spectaculair klusje uitgevoerd. En als je weer niet zo praat, voldoe je niet aan de verwachtingen. Men wil technisch gebrabbel horen, maar niet teveel en ze moeten ook nog het gevoel hebben dat ze het begrijpen. Lastig…

Verschil

Op de een of andere manier zit er een groot verschil tussen het management en de IT-specialisten. Mijn ervaring is dat IT’ers de neiging hebben om dingen te gecompliceerd te vertellen, terwijl het management zo nu en dan de complexiteit van de materie niet helemaal schijnt te begrijpen. (Maar eerlijk is eerlijk: dat is hun werk ook niet.)

Door dit gegeven, stranden er heel veel IT-projecten. De klant weet het beter, die weet immers hoe het bedrijf in elkaar steekt en waar precies wat nodig is. Toch vreemd: neemt de klant het heft zelf in handen, ontbreken er meestal stukjes van de puzzel.

Voortgang

Persoonlijk adviseer ik dan ook: bied een bedrijf de mogelijkheid om het traject zelf uit te voeren en monitor de voortgang goed. Haak in wanneer dit nodig is en anders niet. Voorkom communicatieproblemen door korte lijnen te houden, laat alles goed uiteen zetten, stel een duidelijke projectleider, één contactpersoon en voer je project in rust uit. Met name in de IT is haastige spoed zelden goed.

Communicatie, projectmanagement en planning hebben veel met elkaar te maken. Het is goed om energie te steken in het bepalen van jouw eigen methoden en hulpmiddelen. Natuurlijk is dat geen nieuws, maar het is niet iets wat iedereen altijd doet. Ook het uitbesteden van sommige zaken (marketing, IT, etc.) wordt waarschijnlijk beter gedaan door de derde partij dan door uzelf. (Uitzonderingen daargelaten.)

Daarnaast biedt het u de kans goed te beheren hoeveel geld het kost. Zelf merk ik dat de structuur terugkeert en het overzicht beter wordt. Er gebeurt meer op een dag en dat is goed, want een dag is al zo kort.

Edwin Dijk is directeur/eigenaar van Sitix IT Innovations, een automatiseringsbedrijf dat zich gespecialiseerd heeft in online communicatie en optimalisatie van bedrijfsprocessen.